Rechnung erstellen kostenlos online.

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die automatische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland sind die Formate ZUGFeRD und XRechnung etabliert. ZUGFeRD kombiniert ein normales PDF mit einer eingebetteten XML-Datei, während XRechnung ein reines XML-Format ist.

Seit dem 1. Januar 2026 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für den Versand von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen noch Papier- oder PDF-Rechnungen versendet werden (mit Zustimmung des Empfängers), ab 2027 gilt die Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz, und ab 2028 für alle.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Ein PDF-Dokument mit eingebetteter XML-Datei. Es kann sowohl von Menschen gelesen als auch maschinell verarbeitet werden. XRechnung hingegen ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung, das speziell für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland entwickelt wurde. Für Behörden benötigen Sie XRechnung mit einer Leitweg-ID.

Pflichtangaben nach §14 UStG: Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers und Empfängers, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Lieferung/Leistung, Nettobetrag, angewandter Steuersatz und Steuerbetrag sowie Gesamtbetrag.

Kleinunternehmer nach §19 UStG mit einem Jahresumsatz bis 22.000 € (im Vorjahr) und voraussichtlich unter 50.000 € im laufenden Jahr sind von der Umsatzsteuer befreit. Ihre Rechnungen dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen den Hinweis "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" enthalten.

Die gesetzliche Zahlungsfrist beträgt 30 Tage (§286 BGB). Üblich sind jedoch kürzere Fristen von 14 Tagen oder "sofort fällig". Bei Geschäften mit Verbrauchern (B2C) muss auf die 30-Tage-Frist hingewiesen werden. Bei Geschäftskunden (B2B) gilt die Frist automatisch.