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Falls Sie Kleinunternehmer nach §19 UStG sind, aktivieren Sie diese Option für eine Rechnung ohne Umsatzsteuer.

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Rechnungen korrekt ausstellen — was das Gesetz vorschreibt

Das Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) schreibt genau vor, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, damit der Empfänger die ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen darf. Fehlt auch nur eine Pflichtangabe, riskiert der Rechnungsempfänger, dass das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigert. Unser Generator stellt sicher, dass alle Pflichtangaben korrekt befüllt sind.

Besondere Aufmerksamkeit verdient die fortlaufende Rechnungsnummer: Sie muss einmalig und lückenlos sein. Fehlende Nummern können bei einer Betriebsprüfung als Indiz für nicht verbuchte Einnahmen gewertet werden. Empfehlenswert ist ein jahresbasiertes System wie "2026-001", das gleichzeitig das Ausstellungsjahr dokumentiert.

Umsatzsteuer richtig ausweisen

In Deutschland gelten aktuell zwei Umsatzsteuersätze: Der Regelsteuersatz von 19 % gilt für die meisten Waren und Dienstleistungen. Der ermäßigte Satz von 7 % gilt unter anderem für Lebensmittel (nicht Restaurant), Bücher, Zeitschriften, Personennahverkehr und bestimmte kulturelle Leistungen. Manche Leistungen sind gänzlich steuerfrei, zum Beispiel Arztleistungen, Bildungsleistungen anerkannter Einrichtungen oder Finanzdienstleistungen.

Wenn Sie als Kleinunternehmer (Jahresumsatz unter 25.000 Euro netto im Vorjahr und voraussichtlich unter 100.000 Euro im laufenden Jahr) nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, dürfen Sie keine Steuer ausweisen. Aktivieren Sie im Generator die Kleinunternehmer-Option, um den gesetzlich erforderlichen Hinweistext automatisch einzufügen.

E-Rechnungspflicht ab 2025/2026

Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die verpflichtende E-Rechnung für B2B-Umsätze eingeführt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen. Ab 2026 (für größere Unternehmen) bzw. 2027 (für alle anderen) gilt auch eine Ausstellungspflicht. Betroffen sind Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern. Für B2C-Rechnungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und grenzüberschreitende Leistungen gelten weiterhin Ausnahmen. Nutzen Sie unseren separaten E-Rechnungs-Generator für ZUGFeRD- und XRechnung-konforme Dateien.

Häufige Fragen zur Rechnungserstellung

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung in Deutschland enthalten?

Nach § 14 UStG muss jede Rechnung folgende Angaben enthalten: vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der gelieferten Waren bzw. Umfang und Art der Dienstleistung, Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und -betrag (oder Hinweis auf Steuerbefreiung) sowie der Bruttobetrag. Unser Generator befüllt alle Pflichtfelder automatisch.

Was ist der Unterschied zwischen Netto- und Bruttorechnung?

Eine Nettorechnung weist den Nettobetrag (ohne Umsatzsteuer), die Umsatzsteuer als separaten Betrag und den Bruttobetrag (Endbetrag inklusive Umsatzsteuer) aus. Das ist der Standard für B2B-Rechnungen, da Unternehmen die Vorsteuer abziehen können. Eine Bruttorechnung nennt nur den Gesamtbetrag ohne separate USt-Ausweisung — das ist bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG oder im Privatkundenbereich üblich.

Darf ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweisen?

Nein. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen müssen Sie einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung aufnehmen, zum Beispiel: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Wenn Sie versehentlich Umsatzsteuer ausweisen, schulden Sie diese dem Finanzamt, ohne einen Gegenwert zu erhalten. Unser Generator bietet dafür eine eigene Kleinunternehmer-Option.

Was ist eine fortlaufende Rechnungsnummer und wie vergebe ich sie?

Die Rechnungsnummer muss einmalig und fortlaufend sein — damit ist jede Rechnung eindeutig identifizierbar. Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Format vor. Übliche Systeme sind jahresbasierte Nummern (z.B. 2026-001, 2026-002) oder Kundennummern als Präfix. Wichtig: Nummern dürfen nicht übersprungen werden. Eine Lücke kann bei einer Betriebsprüfung zu Rückfragen führen, weil das Finanzamt eine fehlende Rechnung vermutet.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt in Deutschland 10 Jahre (§ 147 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit lesbar und unveränderbar sind. PDFs gelten als ordnungsgemäß, wenn sie unveränderlich gespeichert werden — zum Beispiel auf einem Backup-Medium oder in einem Archivsystem.

Ab wann bin ich zur E-Rechnung verpflichtet?

Für B2B-Rechnungen im Inland gilt ab dem 1. Januar 2025 die Pflicht, strukturierte E-Rechnungen (ZUGFeRD oder XRechnung) empfangen zu können. Für das Ausstellen gilt eine gestaffelte Übergangsfrist: Unternehmen mit über 800.000 Euro Jahresumsatz müssen ab 2026 E-Rechnungen ausstellen, alle anderen ab 2027. Im B2C-Bereich und für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro gelten Ausnahmen. Unser separater E-Rechnungs-Generator erstellt konforme ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien.