Zahlungserinnerung & Mahnung

Mahnung erstellen - Kostenlos & rechtssicher

Von der freundlichen Zahlungserinnerung bis zur letzten Mahnung vor dem gerichtlichen Mahnverfahren. Mit automatischer Berechnung von Verzugszinsen und Mahngebühren.

Rechtssicher
Auto-Berechnung
PDF-Download
Kostenlos

Mahnung erstellen

Tonfall: freundlich | Empf. Gebühr: 0 EUR

Ihre Daten (Gläubiger)

Bankverbindung für die Überweisung

Schuldner-Daten
Ursprüngliche Rechnung
Forderung & Mahnkosten

Über Basiszinssatz (Verbraucher: +5%, B2B: +9%)

Gesamtforderung:0,00 €
Frist & Optionen

Vorschau & Download

Bitte füllen Sie alle Pflichtfelder aus

Die Mahnung kann erst erstellt werden, wenn alle erforderlichen Daten eingegeben wurden.

Rechtliche Hinweise

  • • Mahngebühren müssen angemessen sein (Verbraucher: 2-5 EUR/Mahnung)
  • • Bei B2B: Pauschale von 40 EUR nach § 288 Abs. 5 BGB möglich
  • • Verzugszinsen: Basiszinssatz + 5% (Verbraucher) / + 9% (B2B)
  • • Dokumentieren Sie alle Mahnungen für Nachweiszwecke

Die Mahnstufen im Überblick

0

Zahlungserinnerung

Freundliche Erinnerung ohne Gebühren. Tonfall: höflich. Oft genügt dies, um die Zahlung zu erhalten.

1

1. Mahnung

Bestimmter Ton, Mahngebühr möglich (~5 EUR). Verzugszinsen können berechnet werden.

2

2. Mahnung

Nachdrücklicher Ton, höhere Gebühr (~10 EUR). Ankündigung weiterer Schritte möglich.

!

Letzte Mahnung

Strenger Ton, Androhung von Inkasso oder gerichtlichem Mahnverfahren. Letzte Chance vor rechtlichen Schritten.

Verzug ab Fälligkeit

30 Tage nach Fälligkeit automatisch, oder nach Mahnung

Verzugszinsen

Basiszins + 5% (Verbraucher) oder + 9% (B2B)

B2B-Pauschale

40 EUR pauschale Mahnkosten nach § 288 Abs. 5 BGB

Verjährung

3 Jahre ab Jahresende der Entstehung (§ 195 BGB)

Das enthält Ihre Mahnung

Gläubiger-Daten

Ihre Firmendaten als Rechnungssteller inkl. Bankverbindung

Schuldner-Daten

Name und Adresse des säumigen Kunden

Rechnungsreferenz

Angaben zur ursprünglichen Rechnung (Nummer, Datum, Betrag)

Mahnstufe

Von Zahlungserinnerung über 1./2. Mahnung bis zur letzten Mahnung

Mahnkosten

Optionale Mahngebühren und Verzugszinsen

Zahlungsfrist

Neue Frist für die Zahlung

Tipps für erfolgreiches Mahnen

Beginnen Sie mit einer freundlichen Zahlungserinnerung - oft handelt es sich nur um ein Versehen.

Setzen Sie realistische Zahlungsfristen (7-14 Tage).

Dokumentieren Sie jeden Schritt im Mahnprozess.

Bieten Sie bei Bedarf Ratenzahlung an, um eine Lösung zu finden.

Prüfen Sie vor der letzten Mahnung die Bonität des Schuldners.

Für das gerichtliche Mahnverfahren nutzen Sie das Online-Portal: mahngerichte.de

Rechtliche Hinweise

  • • Diese Vorlage dient als Orientierungshilfe und ersetzt keine Rechtsberatung.
  • • Bei hohen Forderungen oder komplexen Fällen sollten Sie einen Rechtsanwalt konsultieren.
  • • Mahngebühren müssen angemessen sein und den tatsächlichen Kosten entsprechen.
  • • Verzugszinsen dürfen erst ab Verzugseintritt berechnet werden.
  • • Bewahren Sie alle Mahnungen und Zustellnachweise sorgfältig auf.
  • • Bei B2B-Forderungen können Sie ohne vorherige Mahnung Verzugszinsen verlangen, wenn das Zahlungsziel überschritten ist (§ 286 Abs. 3 BGB).

Häufige Fragen zur Mahnung

Wann darf ich eine Mahnung schreiben?
Sie dürfen eine Mahnung schreiben, sobald die Zahlungsfrist der Rechnung überschritten ist. Eine vorherige Zahlungserinnerung ist rechtlich nicht erforderlich, aber empfehlenswert. Der Schuldner befindet sich automatisch in Verzug, wenn er trotz Fälligkeit und Mahnung nicht zahlt (§ 286 BGB).
Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?
Mahngebühren müssen angemessen sein und dürfen nur die tatsächlichen Kosten decken. Bei Verbrauchern sind pauschale Mahngebühren kritisch - empfohlen werden 2-5 EUR pro Mahnung. Bei B2B-Geschäften können Sie gemäß § 288 Abs. 5 BGB eine Pauschale von 40 EUR verlangen.
Wie berechne ich Verzugszinsen?
Verzugszinsen berechnen sich aus dem Basiszinssatz plus 5 Prozentpunkte (bei Verbrauchern) bzw. plus 9 Prozentpunkte (bei B2B). Der Basiszinssatz liegt aktuell bei ca. 3,62%. Die Zinsen werden tagesgenau ab Verzugseintritt berechnet.
Wie viele Mahnungen muss ich schreiben?
Rechtlich genügt eine einzige Mahnung, um den Schuldner in Verzug zu setzen. In der Praxis sind 2-3 Mahnstufen üblich: Zahlungserinnerung (freundlich), 1. Mahnung, 2./letzte Mahnung mit Androhung rechtlicher Schritte. Wichtig: Dokumentieren Sie alle Mahnungen!
Was muss in einer Mahnung stehen?
Eine wirksame Mahnung enthält: Ihre Kontaktdaten, Schuldner-Adresse, Bezug zur Rechnung (Nummer, Datum, Betrag), Aufforderung zur Zahlung mit konkreter Fristsetzung, Bankverbindung und optional Mahnkosten. Bei der letzten Mahnung: Androhung rechtlicher Schritte.
Wann sollte ich ein Inkasso-Unternehmen einschalten?
Ein Inkasso-Unternehmen sollten Sie erst nach der letzten Mahnung einschalten, wenn der Schuldner weiterhin nicht zahlt. Die Kosten trägt dann der Schuldner. Alternative: Gerichtliches Mahnverfahren über das Online-Mahnportal der Justiz (günstiger bei kleinen Beträgen).
Wann verjähren Forderungen?
Die reguläre Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre (§ 195 BGB). Sie beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Beispiel: Rechnung vom 15.03.2024 verjährt am 31.12.2027. Ein gerichtliches Mahnverfahren hemmt die Verjährung.
Was ist ein gerichtliches Mahnverfahren?
Das gerichtliche Mahnverfahren ist ein vereinfachtes Verfahren zur Durchsetzung von Geldforderungen. Sie können es online über mahngerichte.de beantragen. Bei Forderungen bis 5.000 EUR kostet es ca. 36 EUR. Widerspricht der Schuldner nicht, erhalten Sie einen vollstreckbaren Titel.
Darf ich die Mahnung per E-Mail senden?
Ja, eine Mahnung per E-Mail ist rechtlich wirksam. Für die letzte Mahnung vor rechtlichen Schritten empfiehlt sich jedoch der Versand per Einschreiben mit Rückschein, um den Zugang nachweisen zu können.
Was bedeutet "Basiszinssatz"?
Der Basiszinssatz wird halbjährlich von der Deutschen Bundesbank festgelegt (§ 247 BGB). Er dient als Referenz für Verzugszinsen. Aktuell (2025) liegt er bei ca. 3,62%. Der Verzugszinssatz für Verbraucher beträgt Basiszins + 5%, für B2B Basiszins + 9%.

Verwandte Vorlagen & Ratgeber

Rechnungsgenerator

Generator

Professionelle Rechnungen erstellen

E-Rechnung (ZUGFeRD)

Generator

E-Rechnungen nach EU-Standard erstellen

Angebot erstellen

Generator

Kostenvoranschläge und Angebote

Ratgeber: E-Rechnung

Ratgeber

Alles zur E-Rechnungspflicht

Datenschutz & Sicherheit

Ihre Daten sind sicher: Alle Eingaben werden ausschließlich in Ihrem Browser verarbeitet. Es werden keine personenbezogenen Daten an unsere Server übertragen oder gespeichert. Die PDF-Generierung erfolgt vollständig clientseitig - Ihre Geschäftsdaten bleiben privat.