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E-Rechnungspflicht in Deutschland — was Sie wissen müssen

Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die verpflichtende elektronische Rechnung für inländische B2B-Umsätze eingeführt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten — unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche. Die Ausstellungspflicht gilt gestaffelt: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ab 2026 E-Rechnungen ausstellen, alle anderen ab 2027. Bis dahin sind Papier- und klassische PDF-Rechnungen im B2B-Bereich noch zulässig.

Eine "E-Rechnung" im Sinne des Gesetzes ist ausdrücklich kein normales PDF. Sie muss strukturierte, maschinenlesbare Daten in einem normierten Format enthalten — entweder als reines XML (XRechnung) oder als hybrides PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD). Nur diese Formate erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931, auf die das deutsche Umsatzsteuergesetz verweist. Unser Generator erstellt beide Formate kostenlos und ohne Registrierung.

ZUGFeRD oder XRechnung — welches Format ist das richtige?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist das Format der Wahl für den allgemeinen B2B-Einsatz: Die Datei ist ein normales PDF/A-3, in das ein XML-Datensatz eingebettet ist. Das bedeutet, ein Empfänger ohne spezielle Software kann die Rechnung wie ein gewöhnliches PDF öffnen und lesen, während Buchhaltungssoftware gleichzeitig den XML-Teil automatisch verarbeitet. Das spart Dateneingabe und verhindert Tippfehler.

XRechnung ist ein reines XML-Format, das primär für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber entwickelt wurde. Bundesbehörden und viele Landesbehörden akzeptieren seit 2020 ausschließlich XRechnung über das zentrale E-Rechnungsportal des Bundes. Für XRechnung benötigen Sie die sogenannte Leitweg-ID des Auftraggebers — eine Kennnummer, die der Auftraggeber Ihnen mitteilt. Für private Unternehmen als Empfänger ist ZUGFeRD in der Regel praktikabler, weil es auch ohne spezielle Software lesbar bleibt.

Aufbewahrung und Unveränderlichkeit

E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie Papierrechnungen: zehn Jahre ab Ende des Ausstellungsjahrs (§ 147 AO). Entscheidend ist dabei das Prinzip der Unveränderlichkeit — die Datei darf nach dem Versand nicht mehr editiert werden. Speichern Sie E-Rechnungen daher in einem schreibgeschützten Archiv oder einem Dokumentenmanagementsystem, das Versionsänderungen protokolliert. Bei einer Betriebsprüfung müssen Sie nachweisen können, dass die archivierte Version identisch mit dem Dokument ist, das der Empfänger erhalten hat.

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