Handwerker Rechnung richtig schreiben - Muster & Tipps

Besonderheiten der Handwerkerrechnung

Handwerkerrechnungen unterscheiden sich von normalen Dienstleistungsrechnungen durch ihre Mischung aus Material und Arbeitsleistung. Außerdem gibt es steuerliche Besonderheiten, die sowohl Handwerker als auch Kunden betreffen.

Was macht Handwerkerrechnungen besonders?

1. Kombination aus Material + Arbeit

   • Materialkosten (oft mit verschiedenen Steuersätzen)
   • Arbeitszeit (Stundensätze)
   • Fahrtkosten

2. Steuerliche Relevanz für Kunden

   • Privatpersonen können Handwerkerleistungen steuerlich geltend machen (§35a EStG)
   • Dafür ist eine korrekte Aufschlüsselung auf der Rechnung erforderlich

3. Branchenspezifische Anforderungen

   • Detaillierte Leistungsbeschreibung
   • Auftragsreferenzen
   • Gewährleistungshinweise

Grundstruktur einer Handwerkerrechnung

Rechtliche Grundlagen

• §14 UStG: Pflichtangaben auf Rechnungen
• §35a EStG: Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen
• §15 UStG: Vorsteuerabzug für Geschäftskunden
• VOB/BGB: Gewährleistung und Abnahme

Material richtig abrechnen

Materialkosten sind oft der größte Posten auf Handwerkerrechnungen. Die korrekte Abrechnung ist wichtig für Transparenz und Gewinnmarge.

Materialpreis-Kalkulation

Variante 1: Einkaufspreis + Aufschlag

• Listenpreis vom Großhändler
• Aufschlag für Handling, Lagerung, Beratung
• Üblich: 15-30% Aufschlag

Variante 2: Festpreis lt. Preisliste

• Eigene Preisliste für gängige Materialien
• Vorteil: Einfacher, weniger Diskussion
• Nachteil: Bei Preisschwankungen unpraktisch

Darstellung auf der Rechnung

Einzeln aufgelistet (empfohlen):

Pauschal (bei Kleinteilen):

Steuersätze beim Material

Wichtig: Bei gemischten Steuersätzen muss die Rechnung nach Sätzen getrennt summieren!

Tipps zur Materialabrechnung

• Transparenz: Lieber einzeln als pauschal
• Belege: Lieferscheine aufbewahren
• Kalkulation: Großhändler-Rabatte nutzen
• Kommunikation: Materialwahl vorher absprechen

Arbeitszeit: Stundensatz und Dokumentation

Die Arbeitszeit ist oft der profitabelste Teil der Handwerkerrechnung. Eine saubere Dokumentation schützt vor Diskussionen.

Stundensätze kalkulieren

Kalkulationsbestandteile:

• Bruttolohn des Mitarbeiters
• Arbeitgeberanteile Sozialversicherung
• Lohnnebenkosten (Urlaub, Krankheit)
• Gemeinkosten (Werkstatt, Verwaltung)
• Gewinnzuschlag

Faustformel:

Stundensatz = Bruttolohn × 2,5 bis 3,0

Typische Stundensätze (2026):

Zeiterfassung vor Ort

Was dokumentieren:

• Datum
• Mitarbeiter
• Beginn/Ende
• Tätigkeiten (kurz beschrieben)
• Besonderheiten

Methoden:

• Digitale Zeiterfassung (App)
• Stundenzettel (klassisch)
• Bautagebuch

Darstellung auf der Rechnung

Variante 1: Zusammengefasst

Variante 2: Detailliert (bei großen Projekten)

Tipps

• Tagesberichte: Kunde unterschreiben lassen
• Rundung: Auf volle 15 Minuten kaufmännisch runden
• Abrechnung: Regelmäßig (nicht erst am Projektende)

Fahrtkosten: Pauschale oder Kilometergeld

Fahrtkosten gehören zu den typischen Nebenkosten einer Handwerkerleistung. Es gibt verschiedene Methoden, diese abzurechnen.

Abrechnungsmethoden

1. Kilometerpauschale

• Pro gefahrener Kilometer (einfach oder Hin+Rück)
• Üblich: 0,35 € bis 0,60 €/km
• Einfach zu berechnen

2. Anfahrtspauschale

• Fester Betrag pro Einsatz
• Unabhängig von der Entfernung
• Gut bei Stammkunden im gleichen Gebiet

3. Zonen-Modell

• Verschiedene Pauschalen nach Entfernung
• Zone 1 (0-10 km): 15 €
• Zone 2 (10-25 km): 25 €
• Zone 3 (25+ km): 40 €

Darstellung auf der Rechnung

oder

Was gehört zu Fahrtkosten?

Typischerweise enthalten:

• Kraftstoff
• Fahrzeug-Abnutzung
• Fahrzeug-Versicherung
• Parkgebühren (ggf. separat)

Nicht enthalten:

• Wartezeit auf Baustelle (→ Arbeitszeit)
• Materialtransport bei großen Mengen (→ separat)

Steuerliche Behandlung

• Fahrtkosten unterliegen der Umsatzsteuer
• Für Kunden Teil der Bemessungsgrundlage
• Bei §35a EStG: Nicht absetzbar (nur Arbeitslohn!)

Tipps

• Vorher kommunizieren: Im Angebot ausweisen
• Fairness: Bei mehreren Aufträgen am Tag → anteilig
• Kundenfreundlich: Bei Folgeaufträgen kulant sein
• Dokumentation: Kilometer protokollieren

Steuersätze: 19% vs. 7% - wann gilt was?

Bei Handwerkerleistungen kommt fast immer der volle Steuersatz von 19% zur Anwendung. Es gibt aber Ausnahmen, die Sie kennen sollten.

Regelsteuersatz 19%

Gilt für fast alles:

• Arbeitsleistung (Montage, Reparatur)
• Materialien (Baustoffe, Sanitär, Elektro)
• Fahrtkosten
• Maschinenmiete

Ermäßigter Steuersatz 7%

Seltene Anwendungsfälle:

Gemischte Leistungen

Wenn Sie 7%-Material und 19%-Arbeit kombinieren:

Variante 1: Trennen

Summe:

• Netto 7%: 150,00 € → USt.: 10,50 €
• Netto 19%: 120,00 € → USt.: 22,80 €
• Gesamt: 303,30 €

Variante 2: Einheitlicher Steuersatz

• Bei untergeordneter Nebenleistung möglich
• Beispiel: Kleber beim Fliesenlegen = 19%

Häufiger Fehler: Null Prozent

0% ist NICHT erlaubt für:

• Normale Handwerkerleistungen
• Innergemeinschaftliche Lieferung an Privatpersonen

0% nur bei:

• Export (Drittland)
• Innergemeinschaftliche Lieferung (B2B mit USt-IdNr.)

Praxisbeispiel Garten- und Landschaftsbau

§35a EStG: Steuerbonus für Kunden ausweisen

Privatpersonen können Handwerkerleistungen steuerlich geltend machen. Dafür benötigen Sie als Handwerker eine korrekt aufgeschlüsselte Rechnung.

Was ist §35a EStG?

Der Paragraph ermöglicht Privatpersonen eine Steuerermäßigung für haushaltsnahe Handwerkerleistungen:

• 20% der Arbeitskosten (nicht Material!)
• Maximum: 1.200 €/Jahr Steuerbonus
• → Bei 6.000 € Arbeitskosten = 1.200 € Steuervorteil

Voraussetzungen

1. Privathaushalt: Die Leistung muss im Haushalt des Steuerpflichtigen erbracht werden
2. Handwerkerleistung: Renovierung, Erhaltung, Modernisierung
3. Zahlung unbar: Überweisung oder EC-Karte (kein Bargeld!)
4. Rechnung: Mit separatem Arbeitskosten-Ausweis

Was gehört zu den Arbeitskosten?

Absetzbar:

• Arbeitslohn/Arbeitszeit
• Fahrtkosten (sind Lohnkosten!)
• Maschinenkosten (anteilig für Bedienung)

Nicht absetzbar:

• Material
• Entsorgungskosten (Material)
• Verbrauchsmaterial (Schleifpapier etc.)

Korrekter Ausweis auf der Rechnung

Pflichttext:

Anteil Arbeitskosten für §35a EStG: Arbeitszeit und Fahrtkosten: 650,00 € netto (773,50 € brutto)

Hinweis: Die steuerliche Absetzbarkeit setzt eine unbare Zahlung voraus.

Muster-Summenblock mit §35a-Ausweis

Der Anteil der Arbeitskosten inkl. MwSt. beträgt 773,50 €. Dieser Betrag kann gemäß §35a EStG steuerlich geltend gemacht werden (20% = 154,70 € Steuerbonus).

Typische Fehler

• ❌ Nur Gesamtbetrag ohne Aufteilung
• ❌ Material und Arbeit nicht getrennt
• ❌ Barzahlung akzeptiert
• ❌ Hinweis auf §35a fehlt

Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung

Bei größeren Aufträgen ist es üblich, Abschlagszahlungen zu vereinbaren. Die Schlussrechnung fasst dann alles zusammen.

Wann Abschlagsrechnungen?

Sinnvoll bei:

• Aufträgen über mehrere Wochen/Monate
• Hohen Materialkosten (Vorfinanzierung)
• Neubauten und Sanierungen
• Vertraglich vereinbarten Meilensteinen

Typische Aufteilung:

• 1. Abschlag: 30% bei Auftragserteilung (oder Materialeinkauf)
• 1. Abschlag: 30% nach 50% Fertigstellung
• 1. Abschlag: 30% nach 90% Fertigstellung
• Schlussrechnung: 10% nach Abnahme

Rechtliche Grundlagen

BGB-Werkvertrag:

• Abschläge zulässig für "in sich abgeschlossene Teile"
• Höhe entsprechend dem Wert der Teilleistung
• Schlussrechnung nach Abnahme

VOB/B (Bauvertrag):

• Abschlagszahlungen nach Leistungsfortschritt
• Innerhalb 21 Tagen zu zahlen
• Schlussrechnung innerhalb von 12 Werktagen nach Abnahme

Aufbau Abschlagsrechnung

Bestandteile:

• Kennzeichnung als "Abschlagsrechnung"
• Nummer der Abschlagsrechnung (z.B. "1. Abschlag")
• Bezug auf Angebot/Vertrag
• Beschreibung der erbrachten Leistungen
• Gesamtauftragssumme (zur Orientierung)
• Abschlagsbetrag

Beispiel:

1. Abschlagsrechnung Nr. 2026-001-A1

Auftrag: Badsanierung lt. Angebot vom 05.01.2026 Gesamtauftragssumme (netto): 12.500,00 €

Bisher erbrachte Leistungen:

• Demontage Altinstallation

• Rohinstallation Wasser/Abwasser

• Materialbestellung (Fliesen, Sanitär)

1. Abschlag (30%): 3.750,00 € netto zzgl. 19% USt.: 712,50 € Abschlagszahlung: 4.462,50 €

Aufbau Schlussrechnung

Bestandteile:

• Kennzeichnung als "Schlussrechnung"
• Auflistung aller Leistungen
• Gesamtsumme
• Abzug aller bereits gezahlten Abschläge
• Restzahlung

Beispiel-Summenblock:

Wichtige Hinweise

• Abschläge sind keine Anzahlungen (steuerlich unterschiedlich!)
• Schlussrechnung erst nach Abnahme durch den Kunden
• Gewährleistung beginnt mit Abnahme

Zahlungsausfälle vermeiden

Als Handwerker sind Sie leider oft von Zahlungsausfällen betroffen. Mit den richtigen Maßnahmen können Sie das Risiko minimieren.

Prävention: Vor dem Auftrag

1. Bonität prüfen

• Bei Geschäftskunden: Handelsregister, Creditreform
• Bei Privatpersonen: Nachfragen bei anderen Handwerkern
• Bei Bauprojekten: Bauherr oder Generalunternehmer?

2. Klare Verträge

• Schriftliches Angebot mit Annahme
• Zahlungsbedingungen festlegen
• Abschlagszahlungen vereinbaren

3. Sicherheiten

• Anzahlung vor Arbeitsbeginn
• Eigentumsvorbehalt im Vertrag
• Ggf. Bankbürgschaft

Während des Auftrags

1. Teilrechnungen stellen

• Regelmäßig abrechnen
• Nicht zu lange warten
• Bei Zahlungsverzug: Arbeit einstellen

2. Dokumentation

• Aufmaße vom Kunden unterschreiben lassen
• Fotos machen
• Änderungen schriftlich bestätigen

3. Kommunikation

• Zwischenstand der Kosten mitteilen
• Bei Mehrkosten: Sofort informieren
• Zahlungsprobleme früh erkennen

Nach dem Auftrag

Zahlungserinnerung (freundlich):

Unsere Rechnung ist seit 7 Tagen fällig. Bitte prüfen Sie...

1. Mahnung (nach 7-14 Tagen):

• Schriftlich (Einschreiben empfohlen)
• Frist setzen (7-10 Tage)
• Verzugszinsen ankündigen

2. Mahnung (nach weiteren 7-14 Tagen):

• Deutlicher Ton
• Letzte Frist
• Inkasso/Anwalt androhen

Letzte Mahnung:

• Ankündigung gerichtliches Mahnverfahren
• Frist 5-7 Tage
• Danach: Handeln!

Rechtliche Schritte

Gerichtliches Mahnverfahren:

• Online unter mahngerichte.de
• Kosten ca. 32 € (bei 1.000 € Forderung)
• Vollstreckungsbescheid nach Widerspruchsfrist

Klage (bei Widerspruch):

• Anwalt beauftragen
• Sachverhalt darlegen
• Langwieriger, aber oft erfolgreich

Bauhandwerkersicherung (§650f BGB):

• Sie können Sicherheit verlangen
• Vor Arbeitsbeginn oder während
• Bei Ablehnung: Arbeit einstellen erlaubt!

Profi-Tipps

• Keine Barzahlung: Immer Überweisung (Nachweis)
• Schnell reagieren: Nicht monatelang warten
• Factoring: Forderungen verkaufen (bei hohem Volumen)
• Bürgschaft: Bei Aufträgen über 5.000 €