Kleinunternehmer E-Rechnung 2026 - Was Sie wissen müssen

E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer

Die E-Rechnungspflicht gilt seit dem 1. Januar 2026 auch für Kleinunternehmer nach §19 UStG. Das bedeutet: Wenn Sie als Kleinunternehmer an andere Unternehmen (B2B) Rechnungen stellen, müssen diese im E-Rechnungsformat erstellt werden.

Was bedeutet das konkret?

Empfangspflicht (sofort gültig):

• Sie müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen
• Eine Ablehnung von E-Rechnungen ist nicht mehr zulässig
• Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangskanal aus

Versandpflicht (mit Übergangsfristen):

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Nicht alle Rechnungen müssen als E-Rechnung erstellt werden:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto
• Fahrausweise und ähnliche Dokumente
• B2C-Rechnungen an Privatpersonen

Unterschied: E-Rechnung mit und ohne Umsatzsteuer

Als Kleinunternehmer stellen Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis. Das hat Auswirkungen auf die E-Rechnung:

Normale E-Rechnung (mit USt.)

• Nettobetrag + Steuersatz + Steuerbetrag = Bruttobetrag
• Steuer-ID oder USt-IdNr. des Ausstellers
• Steuersatz (19% oder 7%) für jede Position

Kleinunternehmer E-Rechnung (ohne USt.)

• Nur der Bruttobetrag (= Nettobetrag)
• Steuersatz = 0%
• Pflichthinweis auf Steuerbefreiung nach §19 UStG
• Keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erforderlich

Der Pflichthinweis

In der E-Rechnung muss zwingend ein Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten sein:

"Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

oder

"Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG."

Dieser Hinweis wird im XML-Teil der ZUGFeRD-Rechnung im Feld "TaxExemptionReason" hinterlegt.

ZUGFeRD-Rechnung für Kleinunternehmer erstellen

Das ZUGFeRD-Format ist ideal für Kleinunternehmer, da es ein hybrides Format ist:

• Visuelles PDF für den Empfänger
• Maschinenlesbares XML für die automatische Verarbeitung

Schritt-für-Schritt Anleitung

Schritt 1: Absender-Daten eingeben

• Vollständiger Name oder Firmenname
• Anschrift (Straße, PLZ, Ort)
• Steuernummer (nicht USt-IdNr., da nicht vorhanden)
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)

Schritt 2: Empfänger-Daten erfassen

• Name/Firma des Kunden
• Vollständige Anschrift
• Optional: Kundennummer, Bestellnummer

Schritt 3: Rechnungsdetails

• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Leistungszeitraum oder -datum

Schritt 4: Positionen hinzufügen

• Leistungsbeschreibung
• Menge und Einheit
• Einzelpreis (= Bruttopreis, da keine USt.)
• Steuersatz: 0% wählen

Schritt 5: Steuerbefreiungshinweis

• Hinweis auf §19 UStG aktivieren
• Unser Generator fügt den Text automatisch ein

Schritt 6: ZUGFeRD-PDF generieren

• Format wählen (BASIC oder EN 16931)
• PDF mit eingebettetem XML herunterladen

Pflichtangaben bei §19 UStG

Die E-Rechnung eines Kleinunternehmers muss folgende Pflichtangaben enthalten:

Allgemeine Pflichtangaben (wie bei jeder Rechnung)

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
3. Steuernummer des Kleinunternehmers
4. Rechnungsdatum
5. Fortlaufende Rechnungsnummer
6. Menge und Art der Leistung oder Ware
7. Zeitpunkt der Leistung/Lieferung
8. Entgelt (Gesamtbetrag)

Besondere Angaben für Kleinunternehmer

• Steuersatz 0% für alle Positionen
• Hinweis auf Steuerbefreiung nach §19 UStG
• Kein Steuerbetrag (muss explizit 0,00 EUR sein)

Was NICHT auf der Rechnung stehen darf

Wichtig: Als Kleinunternehmer dürfen Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen! Wenn Sie versehentlich Umsatzsteuer berechnen, schulden Sie diese dem Finanzamt – auch wenn Sie Kleinunternehmer sind.

• ❌ Steuersatz 19% oder 7%
• ❌ Umsatzsteuer-Betrag
• ❌ "inkl. MwSt." ohne Hinweis auf §19 UStG

Übergangsfristen und Ausnahmen

Die E-Rechnungspflicht wird schrittweise eingeführt. Für Kleinunternehmer gelten dieselben Fristen wie für alle anderen Unternehmer:

Zeitplan der Einführung

2026: Empfangspflicht

• Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
• Das gilt auch für Kleinunternehmer
• Ein E-Mail-Postfach reicht aus

2026: Übergangsfrist für den Versand

• PDF- und Papierrechnungen sind noch erlaubt
• Der Empfänger muss zustimmen
• Bereits jetzt auf E-Rechnung umstellen ist empfehlenswert

2027: Pflicht für größere Unternehmen

• Versandpflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 EUR
• Die meisten Kleinunternehmer sind noch nicht betroffen

2028: Pflicht für alle

• E-Rechnung wird für alle B2B-Rechnungen verpflichtend
• Kleinunternehmer müssen jetzt E-Rechnungen versenden

Praktische Konsequenzen

Schritt-für-Schritt: E-Rechnung ohne MwSt erstellen

Mit unserem kostenlosen E-Rechnungsgenerator erstellen Sie als Kleinunternehmer in wenigen Minuten eine konforme ZUGFeRD-Rechnung:

1. Generator öffnen

Gehen Sie zu unserem Kleinunternehmer-Rechnungsgenerator unter /rechnungen/kleinunternehmer.

2. Ihre Daten eingeben

• Name/Firma
• Vollständige Adresse
• Steuernummer (nicht USt-IdNr.)
• Bankverbindung

3. Kundendaten erfassen

• Kundenname/-firma
• Anschrift
• Optional: Referenznummer

4. Rechnungsdetails

• Rechnungsnummer (fortlaufend!)
• Datum
• Leistungszeitraum

5. Positionen hinzufügen

• Beschreibung der Leistung
• Menge und Einheit
• Preis (= Bruttopreis bei 0% USt.)

6. §19 UStG aktivieren

• Checkbox "Kleinunternehmer" aktivieren
• Der Hinweistext wird automatisch eingefügt

7. Vorschau prüfen

• Kontrollieren Sie alle Angaben
• Der Hinweis auf §19 UStG sollte sichtbar sein
• Keine Umsatzsteuer darf ausgewiesen sein

8. E-Rechnung herunterladen

• Wählen Sie "ZUGFeRD-PDF"
• Das PDF enthält das eingebettete XML
• Versenden Sie die Rechnung per E-Mail

Tipp: Speichern Sie Ihre Absenderdaten als Vorlage, um Zeit zu sparen.

Häufige Fehler vermeiden

Diese Fehler sehen wir bei Kleinunternehmer-E-Rechnungen häufig:

Fehler 1: Falscher Steuersatz

Falsch: Steuersatz 19% angeben und dann 0 EUR Steuer berechnen Richtig: Steuersatz 0% und Steuerbefreiungsgrund angeben

Fehler 2: Fehlender Hinweistext

Falsch: Keine Erklärung, warum keine USt. berechnet wird Richtig: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Fehler 3: USt-IdNr. statt Steuernummer

Falsch: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben Richtig: Nur die normale Steuernummer vom Finanzamt

Fehler 4: "Netto" und "Brutto" verwechseln

Falsch: Unterschiedliche Netto- und Bruttobeträge Richtig: Bei 0% USt. ist Netto = Brutto

Fehler 5: Format nicht E-Rechnungs-konform

Falsch: Normales PDF ohne XML-Daten Richtig: ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML oder XRechnung-XML

Fehler 6: Versehentlicher Steuerausweis

Wichtig: Wenn Sie als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen, schulden Sie diese dem Finanzamt! Der Kunde kann die Vorsteuer nicht abziehen, aber Sie müssen die Steuer trotzdem abführen.

Checkliste vor dem Versand

• Steuersatz = 0%
• Hinweis auf §19 UStG vorhanden
• Nur Steuernummer (keine USt-IdNr.)
• Netto = Brutto
• ZUGFeRD-Format (nicht nur PDF)

FAQ: Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer wirklich E-Rechnungen erstellen?

Ja, ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen an andere Unternehmen versenden. Die Empfangspflicht gilt bereits seit 2026.

Kann ich weiterhin PDF-Rechnungen per E-Mail verschicken?

Bis Ende 2027 ja, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 2028 muss es ein E-Rechnungsformat (ZUGFeRD oder XRechnung) sein.

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung erstelle?

Die Rechnung kann vom Geschäftskunden abgelehnt werden. Zudem drohen bei wiederholten Verstößen Bußgelder.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine USt-IdNr.?

Nein. Kleinunternehmer nach §19 UStG benötigen keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die normale Steuernummer reicht aus.

Kann mein Kunde die "Vorsteuer" aus meiner Rechnung abziehen?

Nein. Da Sie keine Umsatzsteuer berechnen, gibt es keine Vorsteuer zum Abziehen. Das ist für Geschäftskunden ein Nachteil der Kleinunternehmerregelung.

Was kostet ein E-Rechnungs-Tool?

Unser ZUGFeRD-Generator ist kostenlos. Es gibt keine versteckten Kosten oder Registrierungspflicht.

Wie archiviere ich E-Rechnungen richtig?

E-Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden – digital, unveränderbar und jederzeit lesbar. Ein strukturiertes Ablagesystem und regelmäßige Backups sind empfehlenswert.